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Actualité réglementaire

La notification par voie électronique fait son entrée dans la copropriété

copro

Avec l'accord individuel des copropriétaires, les notifications et mise en demeure pourront être effectuées par lettres recommandées électroniques. La télécopie est définitivement abandonnée. (D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015 : JO, 23 oct.)

Outre une simplification du travail, la modernisation du système devrait avoir pour avantage majeur la réalisation d'économies substantielles. Chaque syndic devra étudier les propositions des différents prestataires en fonction de leur coût mais également de la nature des services proposés, la dépense finale incombant au syndicat.

Seuls les copropriétaires volontaires pourront recevoir leurs notifications et mises en demeure électroniquement

L'accord exprès peut être formulé à tout moment ou au cours d'une assemblée générale. La seconde méthode, qui peut prendre la forme d'une remise de lettre par chacun au cours de la réunion, est préférable dans la mesure où l'acceptation sera consignée dans le PV d'assemblée. Autrement, l'accord doit être communiqué par lettre recommandée AR postale ou électronique adressée au syndic qui l'enregistrera à la date de réception de la lettre sur le registre des PV.

L'accord donné peut être révoqué à tout moment par le copropriétaire par lettre recommandée AR expédiée par voie postale ou par voie électronique. Rappelons que le registre des PV peut être tenu sous forme électronique (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 17, al. 1er, in fine).

Notifications et mises en demeure visées 

Il concerne l'ensemble des notifications et mises en demeure prévu par la loi de 1965 et le décret de 1967 (convocation aux AG, procès-verbaux …), à l'exception de la mise en demeure préalable à l'inscription de l'hypothèque légale du syndicat et aux oppositions qui doivent être obligatoirement faites par exploit d'huissier.

Conservation des données 

Le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique doit en conserver la preuve pendant un an, à compter de la date de son envoi. L'expéditeur peut en obtenir copie pendant un an

Ce délai d'un an étant trop court à l'échelle des archives du syndicat, le syndic peut procéder lui-même à l'enregistrement et à la conservation des données mais peut également choisir un prestataire pour l'envoi des documents qui propose un service de conservation « longue durée ».
 


Information des occupants de copropriétés des décisions de l'assemblée : nouveau décret ALUR

Pour les assemblées convoquées à compter du 1er avril 2016, et dans les 3 mois de leur tenue, le syndic devra informer les occupants de chaque immeuble des décisions susceptibles d'avoir des conséquences sur leurs conditions d'occupation et sur leurs charges, telles que :

  • les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
  • les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

Quand une décision a pour effet le renvoi du gardien ou de l'employé d'immeubles, ce dernier doit avoir reçu la lettre lui notifiant son licenciement avant que l'information ne soit donnée aux occupants.

En revanche, ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'assemblée générale concernant :

  • une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat ;
  • les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté.

L'information est réalisée par un document affiché pendant un mois dans l’immeuble ou bien déposée dans chacune des boîtes aux lettres ou distribuée selon les modalités utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers. 




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